“邮件狂人”给自己定下“今日事，今日毕”的规矩，并不是说所有的事情都必须在今天处理完，因为那根本就是不可能的，他这句话指的是：所有的事情，在当天都必须找到处理的方法。

“邮件狂人”是这样保证每天下班时都有一个空空如也的收件箱的：

“邮件狂人”怎样对付浩繁的邮件？

◎设置垃圾邮件过滤器，并且保持随时更新。

◎不使用工作邮箱订阅邮件列表。

◎将电子邮件按照接收日期的方式排序。

◎采取三栏浏览邮件方式：Outlook2003中默认就是这样的方式，最左边是文件夹列表，中间一栏是发件人和邮件主题，最右边是邮件内容。

以上四个步骤只需在第一次使用Outlook时进行设置即可。

◎快速浏览一遍收件箱里的所有邮件，采用主题阅读的方式，将漏网的垃圾邮件删除。如果你浏览到对你来说根本没有价值的邮件也同时删除。也就是说，这一遍浏览的主要目的就是删除，或者不删除。

◎再次浏览一遍收件箱，这次采用略读的方式，掌握每封邮件的主要内容、目的，然后对它们进行分类存储。如果遇到邮件主题并不能体现出邮件内容的，请你立即按照自己的想法修改邮件的主题。这一遍的浏览是考虑如何处理邮件，相信我，分两遍浏览绝对比只挨个处理要高效得多。

◎如果你的分类做得够合理的话，你会发现，你的收件箱已经是空的了，所有的工作邮件都已经找到了容纳他们的最佳场所。”

“看来要每天清空收件箱最重要的步骤就是建立合理的分类文件夹，对吗？如果我没有猜错的话，这些分类邮件夹，就是我们的清单系统。”小强很有把握地说。

“完全正确，你很聪明，接下来我们就重点来聊聊“邮件狂人”的邮件分类吧。身边的很多人都像你刚才说过的那样，按照不同的项目建立不同的文件夹，这样对你采取“下一步行动”是没有任何意义的，因为这些文件夹并不能回答你“下一步应该做什么”这个问题。“邮件狂人”采用这样的邮件分类方式：

“邮件狂人”怎样为邮件分类？

www.youxs.org“行动”文件夹：这里是所有需要自己处理的邮件，比如别人需要你的一份报告，或者说别人咨询你的一个问题。这个文件夹相当于前面的“待办事项”，只不过是以“原材料”为任务内容的一种清单。当“邮件狂人”写完了报告给他发送回去后，“邮件狂人”会将这封邮件挪到“归档”文件夹，或者干脆删除。当然，他每天上班做的事情就是不断地看看“行动”文件夹里有什么需要做的事情，挑出来一件，搞定它，归档，再做下一件。

www.youxs.org“委办”文件夹：工作中会遇到很多交付给别人处理的任务，而如何追踪任务的进度，一直是比较令人头疼的事情。比如，别人发E-mail过来问你“上月某项目的销售量与我这里统计的结果不相符，请检查后回复”，我以前遇到这样的邮件就会立即转发给统计销售量的小王，以为已经把“猴子”甩给了别人，而不再关心。实际上，猴子还是在自己身上，只是暂时交给小王喂养而已，因为人家发E-mail过来询问的是我而不是小王。所以我以前经常会收到这样的邮件“上次让你检查销售量的事情怎么还没有回复！？”但是“邮件狂人”不是这样，他为自己建立了“委办”文件夹和过滤器，规则是邮件主题中含有“_委办”字样。当收到询问销售量的邮件之后，他同样会立即转发给小王，但同时会抄送一份给自己，在主题的最后加上“_委办”，然后使用过滤器将这些邮件自动归类到“委办”文件夹里，这样一来，当他每天回顾自己的文件夹时，就可以立即对所有的委办事项进行跟踪处理。

www.youxs.org“将来某时”文件夹：这个文件夹里存放的事情比较杂，包括：

◎将来的某个时刻才能执行的事情：比如办公室发来的E-mail提醒你下周三早晨9点有一个会议。

◎有待孵化的任务：比如领导层发来的E-mail告诉你需要你考虑一下手下的人员调整。因为这事情目前还没有一个成熟的想法，只能暂存到“将来某时”文件夹。

www.youxs.org“归档”文件夹：这个文件夹我们再熟悉不过了。“邮件狂人”在“归档”文件夹下按照不同的项目建立了不同的文件夹，已经处理过的事情，或者是E-mail过来的项目资料，都可以分类存储在里面。

关于这几个文件夹的分类，可以参考我上次介绍“衣柜整理法”时画的那个流程图。需要再声明一次，清空收件箱并不意味着所有的事情都已经搞定，它仅仅代表着所有的事情都已经得到了妥善的处理。”

“明白了，呵呵，我看你对他这么了解，这位“邮件狂人”不会就是你吧？”小强问。

“呵呵，都说了你是聪明人。好了，该出去吃饭了，隔壁新开了个弘扬大酒店不错，我请你。”老付一边说一边站了起来，转身拿了外套就要往出走。

“老付，你别客气了，你传授给我这么多经验，应该我请你！再说了，中场休息回来，我还想听听“交际草”和“掌柜的”有什么故事呢。”小强有点意犹未尽。

四、如果你是一位“交际草”（老付告诉小强一个秘密）

常常是最后一把钥匙打开了门——

谚语

新开的酒店果然不错，虽然都是一些家常菜，但是味道让人记忆深刻。酒足饭饱之后，老付的话也就多了起来。老付说：“小强，你一定觉得很奇怪，为什么我最近对你一直格外照顾，不仅和你分享我的成长经验，还一直盯着你手头的项目。”

“你肯定有你的理由，这个我不去关心。你的经验对我来说，是最宝贵的东西。”

“其实我一直都很看好你，觉得你非常有可塑性，成长得也比较快，以你的知识结构和年龄来说，是非常不错的了。告诉你个小秘密，你可不要沾沾自喜啊。”老付神秘兮兮地说。

“什么秘密啊？说来听听。”小强顿时来了兴趣。

“不仅我对你很照顾，王总也很看好你，所以你要加油喽。来，干一杯，预祝你早日实现自己的目标！”老付举起了杯子。

“真的？？”小强一饮而尽，他不敢相信，但又不得不信，因为老付从来不开玩笑，他会对自己说的每句话负责。

“好了，埋单吧，咱回去了我给你介绍“交际草”和“掌柜的”！”

“单我已经买过了，咱走吧。”小强说。

“你呀你……”老付笑着起身了，公司离吃饭的地方没有多远，半个小时之后，他们又回到了老付的办公室。

“你认识咱们那个大客户部的大忙人老王吗？”老付边拧着钥匙边问。

“还行吧，不是很熟，怎么了？”

“他就是一位“交际草”，而且是生命力很旺盛的那种。”老付一屁股坐在舒服的皮椅里说。

“是这样啊，看来以后也要和他多接触接触，学习学习。”小强自然是坐在了老付的对面。

“不知道你有没有留意过，他平时是如何管理自己的时间，建立自己的清单的？”老付问。

“我和他不是很熟，但是我敢肯定的是他不是一位“邮件狂人”，因为他没有多少E-mail，虽然拉来的项目很多，但都是移交到我们项目部就行，他只负责建立与客户的关系。”

“那是你对他还不了解，我们在一起工作有8年了，他每天需要处理的事很多，一点不亚于咱们。不要以为客户是非常好搞定的，呵呵。

据我所知，他的清单系统也是由两样武器组成：www.youxs.org。”

“日程表？为什么他用日程表而我们不用呢？当时咱俩做过的时间日志是否也是日程表的一种呢？”小强问。

“不，它们不一样。时间日志是你做完事情之后的记录，主要用来分析你的时间使用情况，而日程表则是对你做什么事情的安排，主要的作用是安排日程。之所以他需要用日程表，而咱们不需要用，是由工作中的角色决定的。这么多年他一直使用这两样武器就充分说明了日程表和记事本是多么地适合他。还记得那句话吗？实践是检验真理的唯一标准。”老付说。

“嗯，那你能分析一下他的工作角色有什么特点吗？什么样的人适合使用日程表呢？”小强问。

“与其说什么样的人适合使用日程表，不如说日程表适合存储哪类信息。美国的时间管理专家DavidAllen认为这三种事务是适合写在日程表里的：

适合写在日程表里的三种事务

◎在某一个确切的时间里采取的行动。这指的就是你和别人的约会，或者说是你的承诺。比如说，你和别人约好周日下午6点在公司门口见面，这既是你的约会，也是你的承诺，如果你到时候爽约，对方的心里可不好受。

◎在某一个确切的日期里采取的行动。这指的是已经确定了某天做某件事情，但是具体是在早晨还是中午还是晚上并没有确定下来。比如说明天你一定要找小张谈一件事情，但是得在对方有空时才能谈，因此，这件事情可以当做一项“非特定时间”的任务写在日程表里。

◎在某一个确切的日期里将要获取的信息。这指的是在某一个特定的日子里你希望了解的情况，但不一定非要采取什么行动。比如说，小张休年假了，你需要在他回来上班的第一天关心一下他的假期过得怎么样；或者说你的同事出差了，你想在他一下火车的时候询问一下那边的天气以及整个旅途怎么样，都可以写进日程表里。

由此可见，日程表更适合像老王这样的“交际草”，因为他们遇到的事情大多是符合刚才提到的那三种类型的，举个例子，他们典型的一天是这样的：

“交际草”的一天

AM8：30早晨9：30之前为张总安排好住宿、行程、需要沟通的问题、需要签署的商务协议

10：00去机场接从北京来的张总，在车上与供货商针对质量问题进行沟通

11：30请张总吃本地的特色小吃

12：30送张总回宾馆

PM13：00将湖北的项目标书，递交上级主管王总审核

14：30长沙的姜总今天过生日，祝他生日快乐

15：00帮助集团公司副总解决一些私人事务

18：00和最近才认识的广告公司朱总一起吃晚饭

20：00回家之前打电话问候前两天见过面的市政府的李主任，加深印象

就从他典型的一天来看，他这样的“交际草”有这样的特点：

“交际草”的三个特点

◎每天80%的时间都不在公司，在外面应酬。

◎几乎每天的事务都有确切的时间，80%的时候都用不到“将来某时”、“委办”、“归档”。

◎有很多需要定时提醒的事务，比如说记住对方的生日或者上次与对方见面的日子。

综上所述，他的时间管理工具需要方便携带并且是以时间为线索进行排程，你想想，除了日程表，还有什么更适合他呢？”

“或许是那样，但是这些事情不能写在清单里吗？”小强有些迷惑不解。

“当然可以写在待办事项清单里，但是日程表比待办事项清单更适合存储这些事务，就像我们要制作一块电路板，手工一个元件一个元件往上焊当然可以，但是这样重复机械的事情更适合可编程的高精度机械臂去完成。”

“哦，我明白了。不过我没有注意过，他平时的日程表装在哪里？”小强问。

“嗯，现在的很多东西都具备日程表的功能，比如说PDA或者智能手机、Gmail那样的在线网站，当然还有传统的纸质日程表。不同平台上的日程表有它自己独特的魅力，比如说：

三种不同的日程表

www.youxs.org：智能手机是最适合随身携带的日程表平台，并且因为他集合了手机和个人信息管理功能，因此带上它一点都不显得多余。Palm650就是智能手机中的佼佼者，它的处理速度非常快，并且由日程表、任务管理器、备忘录、联系人组成的“四大天王”所向披靡。Palm650的日程表是我见过的最直观、功能最实用的日程表程序，它所具备的功能有：

◎可设置事件提前提醒时间，比如可以选择在8点会议开始之前的5分钟或者1分钟提醒你。

◎可设置事件处理的地点，这个功能也就是咱们前面探讨过的“情境”。

◎可设置重复性，周期可以是每天、每周、每隔一周、每个月、每年，等等，或者你也可以自定义重复周期。

◎可以勾选“私人记录”，有效保护你的。

◎可以选择多种视图模式，比如当日视图、当周视图、当月视图。

◎它还支持设置“非特定时间”处理的事件。

www.youxs.org：包括Google在内的很多在线网站都引入了日程表的功能，同时它们都非常注意将“邮件”直接转化成“日程”。然后通过给手机发短信的方式来为你做出提醒。